Mobilaris is een ondersteunende organisatie voor notariskantoren. Zij voert standaardtaken van notariskantoren zorgvuldig en efficiënt uit. Door deze back-office diensten houden notariskantoren meer tijd en budget over om hun cliënten goed te bedienen. Om de dienstverlening verder te moderniseren, koos Mobilaris voor de Xelion telefonie-oplossing van Helder Telecom. We spreken Casper de Raad, directeur bij Mobilaris, over de meerwaarde van telefonie vandaag de dag.
Bel ons even
‘Wij zeggen altijd tegen notariskantoren ‘bel ons gewoon even’. Oftewel, twijfel je als kantoor over een vraagstuk of zit je ergens mee, bel eerst ons eens. Hebben wij geen oplossing, dan kunnen wij meedenken wie binnen ons brede netwerk dat wel kan. Dan is het natuurlijk wel belangrijk dat ‘dat even bellen’, wel altijd zonder problemen kan. Dat is onderdeel van onze dienstverlening dus de bereikbaarheid moet top zijn. Met de Xelion oplossing van Helder Telecom zijn we tot nu toe iedere minuut bereikbaar geweest,’ aldus Casper.
Aanleiding voor de switch
Mobilaris was altijd tevreden met de bestaande aanbieder tot zij tegen de grenzen van flexibiliteit aanliep. Casper: ‘Terwijl we juist steeds flexibeler willen werken.’ Ieders ‘eigen’ telefoon stond op een vaste plek. ‘Alleen ik kon op dat plekje in de hoek zitten, want daar stond mijn telefoon,’ zo vertelt Casper. Toen Mobilaris er lucht van kreeg dat het mogelijk was om via Helder Telecom een mix van flexibele en vaste toestellen, inclusief mobiele integratie, samen te stellen, was deze Utrechtse dienstverlener om. ‘Wij hebben ook vaste toestellen gehouden, omdat er collega’s zijn die dat prettig vinden. De mix met de softphones en de mobiele integratie, maakt dit voor ons een gouden combinatie,’ aldus Casper. Werkt Casper thuis, dan kan een ander op zijn plek zitten. ‘Als ze maar van de dropjes in mijn la afblijven, zo grapt Casper. ‘Ook prettig dat we allemaal ons eigen mobiele abonnement konden houden.’
‘Er is voor ieder wat wils. Afhankelijk van hoe je die dag wil werken.’
De pluspunten
Je kunt als gebruiker een vast toestel voor die dag toe-eigenen door je eigen nummer erop in te toetsen. Op die manier zijn de werkplekken flexibel in te zetten. Werk je thuis of onderweg, dan stel je via de app in hoe je die dag bereikbaar wilt zijn en met welk nummer je wil uitbellen: met je mobiele of kantoornummer. Casper: ‘Uitbellen via het kantoornummer heeft vaak onze voorkeur, omdat mensen dan ook op dat nummer terugbellen. Ben je even niet bereikbaar dan neemt de telefooncentrale van kantoor op.’ Een andere optie voor de thuis- of kantoorwerkers is om met een headset te bellen via de computer. ‘We hebben dus voor ieder wat wils, afhankelijk van hoe je die dag wil werken.’
Rapportage draaien
Daarnaast kan Mobilaris een rapportage, op kantoor en individueel niveau, draaien over het belgedrag. ‘Met flexibel werken is het altijd oppassen dat mensen niet te veel werken. We stimuleren een gezond werkklimaat. Zien we op een rapportage dat iemand wel erg veel bereikbaar is, kunnen we gericht het gesprek aangaan. Gelukkig hebben we de gewoonte dat als je eens wil doorwerken, je je telefoon in overleg met collega’s op ‘niet storen zet’. Dan kun je ook echt meters maken zonder afleiding van de telefoon,’ zo licht Casper toe.
Mobilaris heeft met de inrichting van de Xelion omgeving van Helder Telecom ook een 2e lijns telefonist kunnen aanstellen; een notarisklerk die veel inkomend belverkeer kan afvangen, zodat de rest kan doorwerken. Deze persoon kan ook, op basis van inkomende nummers, met andere kantoornamen van opdrachtgevers opnemen: een functie die ook door 1e lijns support met plezier wordt gebruikt.
‘We blijven daarnaast ook uitkijken naar andere manieren van eigentijdse communicatie, zoals het inrichten van Whatsapp of misschien een chatfunctie. Het is fijn te weten dat we in Helder een partner hebben waarmee we alle moderne mogelijkheden kunnen bespreken.’
Hogere abonnementskosten
Vragen we Casper naar een minpuntje dan zegt hij: ‘Het enige dat ik kan bedenken is dat de abonnementskosten iets hoger zijn. Dat komt omdat de service van Helder Telecom is inbegrepen. Hebben we geen verbinding of moet er een nieuwe medewerker worden aangemaakt, dan is dat inclusief het abonnementsbedrag. De service daarop is razendsnel. Heb ik een vraag per mail dan wordt er altijd binnen een uur gereageerd. Onderaan de streep verwacht ik niet eens dat we hoger uitkomen dan voorheen, terwijl we nu echt zorgeloos bellen.’
Koppeling met Notarisdossier
De koppeling van Xelion met het pakket Notarisdossier, de kantoorsoftware van Mobilaris, wordt binnenkort door Helder opgeleverd. Casper heeft deze integratie bij diverse notariskantoren in werking gezien en kijkt er naar uit. ‘Het grote voordeel is dat je direct ziet wie er belt, en dat de klantenkaart automatisch op je scherm beschikbaar is. Ook het doorverbinden gaat met slechts één klik.’
Bellen en werken in de cloud
Mobilaris brengt binnenkort ook haar hele ICT-omgeving over naar de cloud van ICT Concept, een partner van de Lexxyn Groep. ‘Op die manier wordt het gebruik van de softphone nog makkelijker. Het betekent namelijk minder switchen tussen schermen. Ander voordeel van het werken met twee leveranciers die onder een vlag samenwerken is dat Helder ook dingen op de gatekeeper mag aanpassen en dat zij onderling dingen samen oppakken. Zonder tussenkomst van ons. Zo blijf er voor ons nog meer tijd over voor onze dienstverlening.’